Zoho CRM est un système complet de gestion de la relation client conçu pour tout type d’entreprises et doté d’une solide fonctionnalité de gestion des contacts et des transactions, ainsi que de la gestion des stocks, des propositions et des commandes.
Zoho CRM propose des forfaits à partir de 12 € par utilisateur et par mois, ainsi qu’un forfait gratuit pour un maximum de trois utilisateurs. Le plan gratuit comprend des fonctionnalités de base du CRM, ainsi qu’une intégration des médias sociaux permettant aux utilisateurs d’ajouter des prospects et de les entrer dans votre processus de vente.
Comprendre comment utiliser Zoho CRM n’est pas difficile si vous suivez ces étapes:
1. Choisissez votre plan
Avant d’aller trop loin dans la compréhension de l’utilisation de Zoho CRM, vous devez déterminer le plan qui s’adapte le mieux pour votre entreprise. Selon les fonctionnalités dont vous avez besoin, Zoho propose une gamme de plans conçus pour répondre aux besoins de presque toutes les entreprises, de l’entrepreneur débutant aux plus grandes équipes commerciales à plusieurs niveaux dont la stratégie de gestion de la relation client nécessite des fonctionnalités de gestion et de rapport plus avancées.
Versions de Zoho CRM (prix des licences):
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Zoho CRM Edition « Standard » est une suite fonctionnelle avec des modules intégrés qui fournit aux équipes commerciales une automatisation ainsi que la gestion des campagnes email, de vente et de reporting. Cette version est idéale pour les petites et moyennes entreprises (PME) nécessitant une gestion professionnelle de la base de données et / ou de l’équipe commerciale. Cette version ne comprend pas la fonctionnalité de gestion des budgets, des stocks, des commandes ou la gestion des stocks.
Prix : 12 € / utilisateur / mois.
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Zoho CRM Edition « Professionnel » offre une solution de gestion complète intégrant les fonctionnalités d’automatisation de l’équipe commerciale et de gestion des stocks. Cette version inclut tout ce qui est contenu dans la version standard, ainsi que les modules de budgétisation, de gestion des stocks, de facturation et de commande. Elle permet également l’intégration avec Outlook et Google Apps. Cette version est idéale pour les PME nécessitant une flexibilité et une facilité d’utilisation maximale, mais ne nécessitant pas une organisation hiérarchique complexe.
Prix : 20 € / utilisateur / mois.
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Zoho CRM Edition « Entreprise » fournit une sécurité supplémentaire au niveau de l’entreprise et promeut l’expérience CRM au niveau supérieur. Avec la fonctionnalité de sécurité basée sur l’attribution de rôles, Zoho CRM permet de gérer le partage de données pour des organisations complexes de manière hiérarchisée, avec une sécurité maximale et un contrôle d’accès pour les utilisateurs de l’entreprise. Cette version comprend également la gestion des réponses automatiques dans le cadre des activités marketing, des flux de travail et des améliorations de la gestion des données. Recommandé pour les moyennes et grandes entreprises à structure complexe.
Prix : 35 € / utilisateur / mois.
2. Configurez vos paramètres
Une fois que vous avez choisi un plan, l’étape suivante consiste à configurer le logiciel pour qu’il réponde aux besoins de votre équipe commerciale. Cela signifie configurer des champs personnalisés, des étapes de transaction, votre pipeline, les règles de scoring et des rapports. Heureusement, Zoho simplifie l’utilisation du menu Configuration, qui inclut tous les modules principaux et les paramètres système à configurer.
Les étapes principales à configurer :
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Champs de contact personnalisés
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Offres et pipeline de vente
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Scoring du prospect
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Rapport
3. Importez vos données dans Zoho
Maintenant que vous avez configuré les paramètres importants, l’étape suivante consiste à transférer vos données de contact existantes dans Zoho.
Vous pouvez au choix :
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Migrer vos données depuis un autre CRM (Salesforce, Microsoft Dynamics 365, etc.)
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Importez vos données depuis une feuille de calcul (fichier .xls ou .csv)
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Importer des informations depuis un autre logiciel
L’outil interne de Zoho vous permet de faire correspondre les champs entre eux pour qu’aucune information ne se perde dans le transfert
4. Familiarisez-vous avec la mise en page de Zoho CRM
Maintenant que vous avez configuré vos paramètres CRM et importé vos données, nous examinerons les différents modules avec lesquels vous interagirez quotidiennement. Zoho facilite la recherche des informations dont vous avez besoin grâce à une barre de navigation qui vous donne accès à chaque fonction du CRM. Vous pouvez naviguer rapidement entre vos prospects, vos contacts, vos comptes et vos affaires, ainsi que les fonctionnalités de création de rapports et d’analyse.
Nous allons passer en revue chacun de ces modules :
Accueil de Zoho CRM
Le tableau de bord principal est votre point de départ lorsque vous vous connectez à Zoho CRM. Il vous donne un aperçu des tâches que vous avez assignées, des événements de votre calendrier et d’autres informations pertinentes. Vous pouvez évidemment configurer cet écran en fonction de vos préférences ou du rôle de l’utilisateur.
Leads / Prospects
Les leads sont des contacts qui sont entré dans votre entonnoir de prospection mais ne sont pas encore clients. Habituellement, ils ont rempli un formulaire de génération de leads, vous ont envoyé un courrier électronique ou se sont abonnés à une liste de diffusion. Cependant, vous devez toujours les qualifier pour déterminer s’ils valent la peine d’investir des ressources de vente. Le module Leads vous permet de visualiser, filtrer et dialoguer avec ces prospects.
Comptes / Entreprises
Les comptes sont les entreprises qui traitent avec vous en tant que clients. Ils vous permettent de regrouper des contacts au sein d’une seule et même organisation.
Contacts
Vos contacts sont les personnes à qui vous vendez déjà ou avec qui vous avez une relation déjà établie (partenaire, fournisseur, etc.). Lorsqu’un prospect devient un client, il est converti en « contact ».
Affaires
Les affaires sont les opportunités de vente que vous exploitez dans votre processus de vente. Zoho vous permet d’afficher vos offres sous forme de liste ou dans un tableau de style Kanban. Les deux vues vous donnent un rapide aperçu de la valeur de l’accord, de l’étape actuelle et du temps écoulé depuis le dernier contact.
Activités
Le module Activités sert de tableau de bord de ce qui se passe lorsque vous interagissez avec vos clients. Il vous donne un aperçu de vos appels, tâches, rendez-vous et autres points de contact lorsque vous intéragissez avec des prospects, des offres et des contacts. Le module des activités est particulièrement utile pour garder votre équipe commerciale organisée et concentrée sur les interactions client qui font avancer votre processus de vente.
Rapports et analyses
Ces modules vous donnent accès à plusieurs tableaux de bord qui fournissent des rapports de haut niveau sur vos performances commerciales. Ils offrent une représentation visuelle de vos prospects, revenus, opportunités de vente et nouveaux comptes, ce qui vous permet de mesurer le succès de votre plan d’action et les performances de votre équipe commerciale. Ce module est particulièrement utile pour gérer votre équipe et ajuster votre stratégie.
5. Intégration des outils tiers et du marché
Zoho CRM vous permet d’étendre ses fonctionnalités avec un panel complet d’intégrations, comprenant l’emailing, les réseaux sociaux, les outils marketing tiers, ainsi que l’ensemble de la suite logicielle Zoho.
Zoho fait référence à sa bibliothèque d’intégration sous le nom de Marketplace, qui fournit des outils de recherche et de filtrage facilitant la recherche rapide des applications dont vous avez besoin.
Zoho comprend une suite complète d’applications de productivité et de postes de travail pouvant être intégrées à votre CRM. Par exemple, Zoho comprend un logiciel financier pour la facturation, la comptabilité et la gestion des commandes, qui peut être intégré pour partager les informations sur les ventes des clients et suivre facilement vos finances. Les intégrations logicielles Zoho sont disponibles dans une section dédiée du Marketplace et incluent une configuration simple pour les logiciels supplémentaires que vous utilisez.
6. Créer des workflows
Zoho CRM vous permet de créer des flux de travail automatisés (workflows) qui vous permettent d’économiser du temps et des efforts pour les tâches que vous répétez régulièrement. Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail qui envoie une notification et un courrier électronique de suivi chaque fois qu’une étape donnée de la transaction est atteinte. Vous pouvez créer différents types de flux de travail pour les leads, les offres et les tâches. Ces flux de travail automatisent par exemple les processus liés aux nouveaux prospects, offres et tâches dont vous êtes responsable.
Pour conclure
Zoho CRM est un système de gestion de la relation client complet qui inclut la gestion des transactions, l’intégration des réseaux sociaux ou encore les flux de travail automatisés (workflows) conçus pour vous aider à rationaliser votre processus de vente. Avec Zoho, vous êtes prêt à convertir davantage de prospects et à améliorer votre retour sur investissement.
N’hésitez pas à nous contacter si vous pensez qu’un CRM Zoho pourrait améliorer vos processus commerciaux. Chez Orbiteo, nous proposons toute l’expertise de nos consultants Zoho pour vous aider à démarrer.
